31. tammikuuta 2017

A-lista vai B-lista?

Save the Date -kortit lähtivät jo jokin aika sitten postin mukana maailmalle ja kohta olisi aika aloittaa tosissaan kutsujen suunnittelu. Vieraslistamme raakaversio on ollut olemassa jo reilun vuoden, sillä halusimme päästä selville häidemme koosta hyvissä ajoin ennen kuin rupesimme suunnittelemaan juhlia sen tarkemmin. Luonnollisestikin vieraslista vaikuttaa todella paljon koko suunnitteluhommaan, sillä sen perusteella pystyy määrittelemään muun muassa:
  • kuinka suuren juhlatilan tarvitsee?
  • miten majoittumiset hoidetaan, kuka tulee mistäkin?
  • millaisia ruokarajoituksia vieraiden joukosta löytyy?
  • kenellä on liikuntarajoitteita, miten ne tulee ottaa huomioon?
  • minkä verran tulee varata ruokaa ja juomaa?
  • kenellä on lapsia ja minkä ikäisiä, miten heidät huomioidaan vai huomioidaanko?

Me puhuimme Tommin kanssa alusta lähtien siitä, että haluaisimme järjestää suhteellisen pienet häät. Miten kukin nyt sitten pienet häät määrittelee, mutta me otimme ohjeelliseksi vierasmääräksi 80 henkeä. Sekin kuulosti aika paljolta, mutta kun rupesimme listaamaan vieraita Exceliin, määrä tulikin aika sujuvasti täyteen.

Loimme siis Exceliin pohjan, johon teimme neljä pylvästä: Tommin suku, Susannan suku, kaverit ja muut ystävät. Kolme ensimmäistä lienee aika selkeitä, neljänteen pylvääseen listasimme mm. kahdet vaihto-oppilasvuoteni host-vanhemmat, joitakin vanhempieni ystäviä jotka ovat osallistuneet aina perhejuhliimme sekä melkein-sukulaisia kuten kummini. Aloitimme luonnollisestikin sukulaisista ja vaikka molempien suvut ovat varteenotettavan pieniä, oli pelkästään vanhempien, setien ja tätien, sisarusten ja serkkujen (sekä puolisoiden) jälkeen listalla jo 26 nimeä. 32 jos mukaan laski alaikäiset lapset ja nuoret.

Seuraavaksi kävimme läpi omamme ja yhteiset kaverimme, joiden jälkeen vieraiden kokonaismäärään tuli jo 32 aikuista ja 11 lasta lisää. Nyt oltiinkin sitten jo siinä kahdeksassakymmenessä vieraassa, ja ylikin. Muiden ystävien listaan saimme 22 nimeä. Yhteensä kaiken kaikkiaan 97 henkilöä. Oho.



Toisaalta näistä melkein sadasta tyypistä juurikin se 80 on aikuisia, loput lapsia. Lasten kohtaloa emme ole vielä lyöneet lukkoon, mutta vaikka lapset kutsuttaisiinkin häihimme, suuri osa on alle 12-vuotiaita jolloin heistä menee ainakin pienempi ruokamaksu. Juomiakaan ei tarvitse hirveästi budjetoida ja alkoholittomia juomia hankitaan joka tapauksessa. Istumapaikkoja pienemmätkin pyllyt kuitenkin tarvitsevat, joten tilan suhteen melkein 20 ihmistä alkuperäisestä henkilömäärästä poiketen täytyy huomioida suunnittelussa. Kun itse olin lapsi inhosin lastenpöydässä istumista, sillä se oli sijoitettu aina jonnekin syrjään varsinaisista tapahtumista. Lisäksi korpesi tulla luokitelluksi lapseksi, sillä halusin olla vähintäänkin nuori ellen nuori aikuinen noin kymmenen vuotiaasta lähtien. Siksi istuttaisin lapset mieluumin omien vanhempiensa seuraan, en minnekään erilliseen pöytään.

Luin jostain, että kutsuvieraslistaa pohtiessa on hyvä tehdä kaksi listaa, A- ja B-lista. Tällöin kutsut lähetetään ensin A-listan tyypeille ja pyydetään aikaisempaa ilmoittautumista, jonka jälkeen tyhjät paikat voi täyttää B-listan tyypeillä. Kuka haluaisi olla B-listalla, sillä, jolla kutsu kilahtaa postin mukana jos joku A-listan tyypeistä ei pääsekään? Kysynpä vaan. Meillä ei siis mitään erillisiä listoja tehdä, vaan kaikki jotka kutsun saavat ovat sillä yhdellä ja samalla listalla. VIP-listalla.

Kuva täältä

Olemme puhuneet jonkin verran siitä, kuinka paljon budjetissa on varaa venyttää vierasmäärän suhteen. Tilat eivät tule loppumaan kesken, vaikkakin pöytäjärjestys täytyy miettiä eri tavalla kuin pienemmällä väkimäärällä. Melkein kaikessa muussa lisääntynyt vierasmäärä sitten tuntuukin. Mihin vedetään raja sen suhteen ketä kutsutaan?

Haluamme häihimme ihmisiä, jotka ovat meille tärkeitä. Ihmisiä, jotka ovat olleet läsnä elämässämme nyt tai aina, tai jotain siltä väliltä. Sellaisia tyyppejä, joiden kanssa on rentoa ja mukavaa, joiden kanssa juttu luistaa. Koska kummallakaan meistä ei ole älyttömän suurta sukua olemme siitä onnellisessa asemassa, ettei meidän tarvitse kamppailla sen suhteen kenet kaikista niistä kahdestatoista tädistä kutsuu ja kuinka monta serkkua kaiken kaikkiaan kuudestakymmenestä voi jättää kutsuvieraslistan ulkopuolelle. Kavereita on sopivasti molempien puolelta ja monesta on tullut näiden vuosien aikana jo enemmänkin yhteisiä ystäviä. 

Häät ovat intiimit bileet, joten mielestämme on syytä panostaa juuri siihen, että vieraat ovat ihmisiä joiden kanssa on hyvä olla. Kieltämättä välillä kahden erilaisen perheen tavat tuppavat mennä ristiin, joten jonkin verran olemme joutuneet käymään keskusteluita siitä, kenen nimi listalla pysyy, kenet olisi syytä pudottaa pois. Onko tieto siitä, ettei kyseinen henkilö varmasti pääse osallistumaan juhliin syy jättää kutsumatta, vai tulisiko se kutsu lähettää siitäkin huolimatta?

Jossain sanottiin, että suurella varmuudella 10-20% kutsutuista ei pääse osallistumaan juhliin. Me lähdemme siitä olettamuksesta, että kaikki kutsutut pääsevät. Mutta jos eivät pääse, niin siinä tapauksessahan meidän juhliimme olisi tulossa 77-87 henkilöä joista reilu 80% olisi aikuisia. Oltaisiin siis hienosti alkuperäisessä 80 henkilön rajoissa jos ajatellaan asiaa budjettiin suoraan vaikuttavien ruoan ja juoman osalta, eikös?

2 kommenttia:

  1. Häiden suunnittelu on hauskaa, mutta siinä on tosiaan monia tarkkaa miettimistä vaativia asioita. Hauskaa suunnittelua!
    http://westendmum.fi

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. On todella. Ja kiitos, yritetään pitää tämä kaikki hauskana niin kuin kuuluukin! :)

      Poista

Jätä toki merkki käynnistäsi kommentin muodossa!